Glavna svrha ovog programa je stvaranje i rad s bazama podataka koje se mogu povezati i za male projekte i za velike tvrtke. Uz to će vam biti prikladno upravljati podacima, uređivati i pohranjivati informacije.
Aplikacija Microsoft Office suite - Access - služi za rad s bazama podataka.
Izrada nove baze podataka
Naravno, prije početka rada trebat ćete stvoriti ili otvoriti postojeću bazu podataka.
Otvorite program i idite na glavni izbornik klikom na naredbu "Datoteka", a zatim odaberite stavku "Stvori". Stvarajući novu bazu podataka, prikazat će vam se prazna stranica koja će imati jednu tablicu u njoj ili web bazu podataka koja vam omogućuje da koristite ugrađene alate programa za, primjerice, vaše publikacije na Internetu.
Osim toga, kako bi maksimizirali stvaranje nove baze podataka, korisnik ima izbor predložaka za stvaranje baze podataka koja je usmjerena na određeni zadatak. To vam, usput rečeno, može pomoći da brzo kreirate potreban oblik tablice, bez da sve postavite ručno.
Punjenje baze podataka informacijama
Nakon što je stvorena baza podataka, potrebno ju je popuniti relevantnim informacijama, čiju strukturu treba unaprijed osmisliti, jer funkcionalnost programa omogućuje snimanje podataka u nekoliko oblika:
- Sada je najpogodnija i najčešća vrsta strukturiranja informacija tablica. Po svojim mogućnostima i izgledu, tablice u Accessu se ne razlikuju mnogo od onih u Excelu, što, zauzvrat, uvelike pojednostavljuje prijenos podataka iz jednog programa u drugi.
- Drugi način unosa informacija su oblici, oni su donekle slični tablicama, međutim, pružaju više vizualni prikaz podataka.
- Da biste izračunali i prikazali informacije iz vaše baze podataka, dostavljaju se izvješća koja vam omogućuju da analizirate i izračunate, na primjer, svoj prihod ili broj sudionika s kojima radite. Vrlo su fleksibilni i omogućuju vam izračunavanje, ovisno o unesenim podacima.
- Primanje i sortiranje novih podataka u programu provodi se putem zahtjeva. Uz njihovu pomoć možete pronaći određene podatke između nekoliko tablica, kao i kreirati ili ažurirati podatke.
Sve gore navedene funkcije nalaze se na alatnoj traci, na kartici "Kreiraj". Tamo možete izabrati točno koji element želite stvoriti, a zatim ga u otvorenom "Konstruktoru" prilagodite.
Izrada baze podataka i uvoz informacija
Nakon što ste stvorili novu bazu podataka, jedino što ćete vidjeti je prazna tablica. To možete učiniti ručno ili ispuniti kopiranjem potrebnih informacija s Interneta. Napominjemo da svaki podatak koji unesete treba staviti u poseban stupac, a svaki unos treba imati osobni redak. Usput, stupci se mogu preimenovati kako bi bolje pregledali njihov sadržaj.
Ako su sve potrebne informacije u nekom drugom programu ili izvoru, program vam omogućuje postavljanje podataka.
Sve postavke za uvoz nalaze se na zasebnoj kartici na upravljačkoj ploči, koja se zove "Vanjski podaci". Ovdje, u području "Uvoz i povezivanje" navedeni su dostupni formati, uključujući Excelove dokumente, Access, tekstualne i XML datoteke, internetske stranice, Outlookove mape, itd. Nakon odabira potrebnog formata iz kojeg će se podaci prenijeti, trebat će vam odredite putanju do mjesta datoteke. Ako se nalazi na bilo kojem poslužitelju, program će zahtijevati da unesete adresu poslužitelja. Prilikom uvoza naići ćete na razne postavke koje su dizajnirane za ispravan prijenos podataka u Access. Slijedite upute programa.
Ključni ključevi i odnosi s tablicama
Pri stvaranju tablice, program automatski dodjeljuje svaki unos jedinstvenim ključem. Prema zadanim postavkama, ima stupac imena koji se proširuje s dodavanjem novih podataka. Ovaj stupac je primarni ključ. Osim ovih osnovnih ključeva, baza podataka može sadržavati i polja koja se odnose na informacije sadržane u drugoj tablici.
Na primjer, imate dvije tablice koje sadrže povezane informacije. Na primjer, nazivaju se "Dan" i "Plan". Odabirom polja "ponedjeljak" u prvoj tablici, možete ga povezati s bilo kojim poljem u tablici "Plan", a kada postavite pokazivač iznad jednog od tih polja, vidjet ćete informacije i povezane ćelije.
Takvi odnosi olakšat će čitljivost vaše baze podataka i sigurno će povećati njezinu praktičnost i učinkovitost.
Da biste stvorili vezu, idite na karticu "Rad s bazama podataka" i u području "Odnosi" odaberite gumb "Podatkovna shema". U prikazanom prozoru vidjet ćete sve baze podataka koje se obrađuju. Treba napomenuti da baze podataka moraju sadržavati posebna polja za strane ključeve. U našem primjeru, ako želite prikazati dan u tjednu ili broj u drugoj tablici, ostavite polje prazno, nazivajući ga Danom. Također konfigurirajte format polja, budući da bi trebao biti isti za obje tablice.
Zatim, nakon otvaranja dvije tablice, povucite polje koje želite povezati u posebno pripremljeno polje za strani ključ. Pojavit će se prozor "Uredi odnose" u kojem ćete vidjeti zasebno odabrana polja. Kako bi se osiguralo da se podaci u oba povezana polja i tablice promijene, označite okvir "Osiguravanje integriteta podataka".
Izrada i vrste zahtjeva
Zahtjev je akcija u programu, zahvaljujući kojoj korisnik može uređivati ili unijeti podatke u bazu podataka. Zapravo, zahtjevi su podijeljeni u 2 tipa:
- Izborni zahtjevi, zahvaljujući kojima program dobiva određene informacije i vrši kalkulacije na njemu.
- Zahtjevi akcije koji dodaju podatke u bazu podataka ili ih brišu.
Odabirom "Čarobnjaka za upite" na kartici "Stvori" program će provesti postupak stvaranja određene vrste upita. Slijedite upute.
Zahtjevi vam mogu uvelike pomoći u organizaciji podataka i uvijek se odnose na određene informacije.
Na primjer, možete kreirati zahtjev za izbor za određene parametre. Ako želite vidjeti informacije o određenom datumu ili danu tablice Dana za cijelo razdoblje, možete postaviti sličan upit. Odaberite "Query Designer", au njemu je tablica koja vam je potrebna. Po zadanom, zahtjev će biti izboran, postaje jasno ako pogledate alatnu traku s označenim gumbom "Odabir". Da bi program tražio točan datum ili dan koji vam je potreban, pronađite redak “Stanje odabira” i unesite izraz [koji dan?]. Zapamtite, upit se mora postaviti u kvadratnu ruku [] i završiti upitnikom ili dvotočkom.
Ovo je samo jedna od mogućnosti za korištenje upita. Zapravo, uz njihovu pomoć, možete stvoriti i nove tablice, odabrati podatke prema kriterijima itd.
Prilagodite i koristite obrasce
Zahvaljujući korištenju obrazaca, korisnik će moći lako pregledati informacije za svako polje i prebaciti se između postojećih unosa. Uz dugoročne informacije, korištenje obrazaca pojednostavljuje rad s podacima.
Otvorite karticu "Kreiraj" i pronađite stavku "Obrazac" klikom na koju će se pojaviti standardni obrazac, na temelju podataka vaše tablice. Pojavljena polja s informacijama podložna su svim vrstama promjena, uključujući visinu, širinu itd. Imajte na umu da ako postoje odnosi u tablici, vidjet ćete ih i možete ponovo konfigurirati u istom prozoru. Na dnu programa vidjet ćete strelice koje će vam omogućiti da redom otvorite svaki stupac tablice ili se odmah pomaknete na prvi i zadnji. Sada je svaki od njih poseban unos, polja koje možete prilagoditi klikom miša na gumb "Dodaj polja". Izmijenjene i unesene na ovaj način informacije će biti prikazane u tablici iu svim tablicama koje su joj dodane. Nakon postavljanja obrasca, morate ga spremiti pritiskom na kombinaciju tipki "Ctrl + S".
Izrada izvješća
Glavna svrha izvješća je pružiti korisniku opći sažetak tablice. Izvješće možete stvoriti apsolutno bilo koje, ovisno o podacima.
Program vam omogućuje da odaberete vrstu izvješća, s nekoliko odabira:
- Izvješće - izradit će se automatsko izvješće koristeći sve informacije navedene u tablici, međutim, podaci neće biti grupirani.
- Prazno izvješće je prazan obrazac, podaci za koje možete odabrati željena polja.
- Čarobnjak za izvješća - pomoći će vam da prođete kroz proces izrade izvješća i grupirate i formatirate podatke.
U praznom izvješću možete dodavati, brisati ili uređivati polja, popunjavati ih potrebnim informacijama, stvarati posebne grupe koje će vam pomoći da odvojite određene podatke od ostalih, i još mnogo toga.
Iznad su sve osnove koje će vam pomoći da se nosite i prilagodite Accessov program za sebe, međutim, njegova funkcionalnost je prilično široka i omogućuje preciznije podešavanje funkcija o kojima se ovdje govori.