Rad u Excelu s tablicama i podacima u njima izgrađen je tako da ih korisnik može udobno obraditi i analizirati. Za to su u program ugrađeni razni alati. Koristeći ih pretpostavlja da korisnik ima neko znanje, ali s njima Excel postaje moćan alat za analizu. Razvojni programer Officea pokušava pojednostavniti većinu svojih programa tako da ih svaka osoba može u potpunosti iskoristiti.
Proračunska tablica može se pretvoriti u alat za analizu podataka.
Ponekad je prije autora dokumenta potrebno ograničiti unos. Na primjer, podatke iz unaprijed definiranog skupa treba unijeti u određenu ćeliju. Excel daje takvu priliku.
Izrada padajućih popisa
Jedan od najčešćih razloga za stvaranje pop-up popisa je korištenje podataka iz ćelije u Excelovoj formuli. Lakše je zamisliti konačan broj opcija, pa bi bilo poželjno dati izbor od nekoliko vrijednosti tako da korisnik može odabrati iz gotovog seta. Osim toga, postoji još jedan razlog: unaprijed definirani stil dokumenta. Na primjer, za izvješća ili druge službene dokumente. Isti naziv odjela može se napisati drugačije. Ako stroj kasnije obradi ovaj dokument, bilo bi ispravnije koristiti jedan stil punjenja, umjesto da mu dodjeljuje zadatak prepoznavanja, na primjer, po ključnim riječima. To može dovesti do nepreciznosti u njezinu radu.
Tehnička strana pitanja
Prije nego što napravite padajući popis u programu Excel, stvorite potrebne opcije na listu u rasponu ćelija. Uvjerite se da ovaj popis ne sadrži prazne redove, inače Excel neće moći stvoriti željeni objekt na listu. Unesene vrijednosti u retke mogu se sortirati abecednim redom. Da biste to učinili, pronađite karticu Podaci na vrpci Postavke i kliknite na “Sortiraj”. Kada završite rad s podacima, odaberite željeni raspon. Ne bi trebalo imati prazne linije, to je važno! Program neće moći stvoriti popis s praznim elementom u sebi, jer prazan redak neće biti percipiran kao izborni podatak. Istodobno možete generirati popis podataka na drugom listu, ne samo na mjestu na kojem će se nalaziti polje za unos. Pretpostavimo da ne želite da ih drugi korisnici mogu uređivati. Tada ima smisla smjestiti ih na skriven list.
Nakon što ste stvorili popis podataka, odaberite ćeliju u kojoj bi trebalo stvoriti padajući popis. U vrpci za postavke programa Excel na kartici "Podaci" pronađite gumb "Provjeri". Klikom na njega otvorit će se dijaloški okvir. U njemu morate odabrati stavku "Allow" i postaviti vrijednost na "List". Tako će se u ovoj ćeliji promijeniti način unosa kako bi se odabrala jedna od dostupnih opcija. Ali do sada te opcije nisu utvrđene. Da biste ih dodali u stvoreni objekt, u polje "Izvor" unesite raspon podataka. Kako ih ne bi ručno unosili, kliknite na ikonu za unos u desnom dijelu polja, a prozor će biti minimiziran i moći ćete odabrati potrebne ćelije s uobičajenim odabirom miša. Čim otpustite lijevi gumb miša, prozor će se ponovno otvoriti. Preostaje da kliknete U redu, au odabranoj ćeliji pojavljuje se trokut, ikona padajućeg popisa. Klikom na nju dobit ćete popis opcija koje ste ranije unijeli. Nakon toga, ako se opcije nalaze na posebnom listu, možete ih sakriti tako da desnom tipkom miša kliknete na njegovo ime na dnu radnog prozora i odaberete odgovarajuću stavku u kontekstnom izborniku.
Kada odaberete ovu ćeliju, pored nje pojavit će se nekoliko gumba. Da biste pojednostavili zadatak unosa korisnika, pomoću ovog gumba možete postaviti naziv ćelije. Isto možete učiniti gore, pored okvira za unos formule nalazi se odgovarajuća stavka. Dakle, popis će biti jasniji, jer korisnik neće morati po svojim vrijednostima pogoditi što točno trebate odabrati. Osim toga, u dijaloškom okviru možete unijeti prompt poruke, koji će se prikazati kada pređete mišem iznad ćelije. Ako ćelija ne smije ostati prazna, odznačite "Zanemari prazne vrijednosti". U svakom slučaju mora biti odabran potvrdni okvir "Popis važećih vrijednosti".
Izbriši popis
Kada padajući popis više nije potreban, možete ga ukloniti iz dokumenta. Da biste to učinili, odaberite ćeliju u Excelovom listu koja ga sadrži i idite na traku Postavke, idite na karticu "Podaci" - "Provjera podataka". Tamo, na kartici s parametrima, kliknite na gumb "Obriši sve". Objekt će biti izbrisan, ali će raspon podataka ostati nepromijenjen, tj. Vrijednosti neće biti izbrisane.
zaključak
Algoritam za stvaranje takvih objekata je jednostavan. Prije nego stvorite padajući popis u Excelu, napravite popis vrijednosti, ako je potrebno, formatirajte ga kako želite. Obratite pozornost na 2 nijanse. Prvo: duljina opsega podataka je ograničena, prag je 32767 elemenata, drugi: duljina pop-up prozora bit će određena duljinom stavki s popisa. Postavljanjem ovog objekta na stranicu pojednostavljuje se unos podataka od drugih korisnika. Njihova uporaba ima pozitivan učinak na brzinu i točnost rada, pomaže pojednostaviti formule koje rade u dokumentu, te rješava problem nejednakog oblikovanja tekstualnih podataka. Ali ako koristite Microsoft Share Point u Excelovoj knjizi, nemoguće je stvoriti padajući popis zbog ograničenja u radu programa za objavljivanje.